Izjava o zaštiti osobnih podataka
ZAŠTITA VAŠIH OSOBNIH PODATAKA
Ova izjava sadržava informacije o obradi i zaštiti vaših osobnih podataka.
Postupak obrade: Digitalna platforma konferencije o budućnosti Europe
Voditelj obrade podataka: Europska komisija, Glavna uprava za komunikaciju, Odjel COMM.C.3
Broj upisa: DPR-EC-07366
1) Uvod
Europska komisija (dalje u tekstu „Komisija”) obvezala se da će štititi vaše osobne podatke i poštovati vašu privatnost. Komisija prikuplja i dalje obrađuje osobne podatke u skladu s Uredbom (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2018. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka (te o stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 45/2001).
U ovoj izjavi o zaštiti osobnih podataka objašnjava se zašto obrađujemo osobne podatke, kako ih prikupljamo, postupamo s njima i štitimo ih, kako se ti podaci upotrebljavaju te koja su vaša prava u pogledu vaših osobnih podataka. Navedeni su i podaci za kontakt nadležnog voditelja obrade podataka kojemu se možete obratiti da biste ostvarili svoja prava, službenika za zaštitu podataka i Europskog nadzornika za zaštitu podataka.
Ova izjava o zaštiti podataka odnosi se na obradu osobnih podataka koju provodi Komisija pri upravljanju digitalnom platformom konferencije o budućnosti Europe (platforma za COFE), koju vode Komisija, Glavna uprava za komunikaciju, Odjel COMM.C.3 i odjeli odgovorni za obradu podataka povezanu s konferencijom o budućnosti Europe u nadležnom odjelu ili službi Komisije.
2) Zašto i kako obrađujemo vaše osobne podatke?
Svrha je obrade olakšati vođenje digitalne platforme konferencije o budućnosti Europe (platforma za COFE) i upravljanje njome. Konferencija o budućnosti Europe zajednička je inicijativa Europskog parlamenta, Vijeća i Europske komisije koja će okupiti dionike iz cijele Europe kako bi raspravljali o budućem smjeru politika Europske unije.
Konkretno, prikupljanje i obrada osobnih podataka potrebni su za:
- lakšu registraciju i pristup platformi za COFE
- pružanje relevantnih informacija sudionicima o planiranim događanjima i olakšavanje sudjelovanja u internetskim aktivnostima organiziranima u okviru konferencije o budućnosti Europe
- komunikacijske aktivnosti, kao što je slanje e-poruka i pozivnica (to podrazumijeva upravljanje popisima kontakata za korespondenciju)
- prikupljanje ishoda rasprava na jednome mjestu
- razmjenu dokumenata povezanih s konferencijom o budućnosti Europe i razmjenu informacija s drugim institucijama EU-a (Europskim parlamentom i Vijećem) za potrebe komunikacije i planiranja, internog pregleda događanja, obavješćivanja o budućim događanjima i statistike
- dokumentiranje konferencije o budućnosti Europe, objavljivanje izvješća, obavijesti, postupaka, novosti
- izradu audiozapisa i videozapisa govornika, sudionika i organizatora koji se mogu objaviti na internetu/intranetu/platformi za COFE u okviru aktivnosti organiziranih u vezi s konferencijom o budućnosti Europe
- statističke i analitičke svrhe
- sigurno funkcioniranje i održavanje platforme za COFE.
Platforma za COFE (https://futureu.europa.eu/) interaktivno je internetsko korisničko sučelje koje nadopunjava konferenciju o budućnosti Europe pružanjem mogućnosti građanima i organizacijama da aktivno sudjeluju u internetskim aktivnostima konferencije (npr. da se registriraju za događanja, objavljuju informacije o konferenciji (dnevni red, izvješća itd.), objavljuju ideje i o njima raspravljaju te podržavaju ili komentiraju doprinose drugih korisnika. Platforma za COFE besplatna je i javno dostupna. Svi registrirani ili neregistrirani korisnici mogu pristupiti platformi za COFE i pregledavati je (za to su potrebni IP adresa i/ili identifikacijska oznaka uređaja). Za aktivno sudjelovanje na platformi potrebna je prethodna registracija.
Automatski sustav za analizu sadržaja može obrađivati sadržaj s platforme za COFE kako bi analitičarima pomogao u razumijevanju velikih količina teksta te pridonio otkrivanju potencijalnih dezinformacija i drugih oblika manipuliranja raspravama. U kontekstu konferencije o budućnosti Europe alat za analizu sadržaja upotrebljavat će se za:
- pomoć ljudskim analitičarima da razumiju sadržaje koji se unose na platformu (primjerice isticanjem novih tema, organiziranjem unosa u kategorije, razumijevanjem emocija i vrijednosti izraženih u tekstu) kako bi se poduprlo stvaranje rezultata istraživanja politika i ispitivanja mišljenja te za izradu statistika
- otkrivanje i isticanje potencijalno problematičnog sadržaja objavljenog na platformi za COFE (uključujući moguće dezinformacije i druge pokušaje manipuliranja raspravama i javnim mnijenjem te istraživanje načina za otkrivanje govora mržnje i nasilnog ekstremizma)
- treniranje i poboljšanje učinkovitosti sustava za analizu sadržaja koji se upotrebljava za klasifikaciju raspoloženja, emocija, mogućih dezinformacija i drugih značajki teksta, uključujući istraživanje načina za izvlačenje informacija iz velikih količina teksta na mnogim jezicima.
Sustav za analizu sadržaja obrađivat će samo sadržaj objavljen na platformi za COFE. To uključuje pseudonimizirane odgovore na sociodemografski upitnik i druge sadržaje (objave, komentare, preporuke, oznake „sviđa mi se”, glasove) koji se objave na platformi (uključujući povezane metapodatke kao što je vrijeme unosa). Valja napomenuti da taj sustav ni u kojem slučaju neće prikupljati osobne podatke potrebne za registraciju (npr. ime, prezime, e-adresu) osim ako ih korisnici izričito navedu u komentarima, objavama i drugim javnim doprinosima. Svakom korisniku dodijelit će se jedinstveni identifikator kako bi se spriječila mogućnost identifikacije pojedinog ispitanika.
3) Koji su pravni temelji za obradu vaših osobnih podataka?
Vaše osobne podatke obrađujemo iz sljedećih razloga:
1- obrada je nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju službene ovlasti dodijeljene instituciji ili tijelu Unije (članak 5. stavak 1. točka (a) Uredbe (EU) 2018/1725).
Obrada osobnih podataka nužna je kako bi se olakšalo vođenje platforme za COFE i upravljanje njome.
Obrada se odvija u skladu s općim ciljem članka 11. stavka 1. UEU-a, a to je poticanje paneuropske demokracije na djelu i približavanje građana Europskoj uniji, te u skladu s obvezama otvorenosti, transparentnosti i dostupnosti utvrđenima u članku 15. UFEU-a.
Jedan je od ciljeva Komisije promicati europsku demokraciju te građanima i predstavničkim udrugama dati medij za objavu i javnu razmjenu mišljenja u svim područjima djelovanja Unije. Konkretno, horizontalni civilni dijalozi imaju potencijal širenja i jačanja europskog modela demokracije poticanjem višejezične demokratske rasprave i sudjelovanja građana u postupku donošenja odluka Unije te povećanjem vidljivosti Unije među građanima.
Ti se ciljevi najbolje mogu postići digitalnim platformama kojima se omogućuje horizontalna razmjena i sudjelovanje građana u demokratskim i političkim aktivnostima Unije. Platforma za COFE bit će prostor u kojem građani mogu razmjenjivati ideje i objavljivati doprinose na internetu te čvorište za sve aktivnosti u okviru COFE-a i novi oblik javnog foruma s više dionika, koji je najprikladniji za razmjenu prijedloga među građanima i civilnim društvom. Pruža i mogućnost utvrđivanja i promišljanja vrijednosti, načela i ciljeva europskog projekta te rada na njima i stvaranje europske javne sfere pomaganjem u prevladavanju jaza između oblikovatelja politika i građana te iskorištavanjem potencijala za svrsishodno sudjelovanje građana.
Konferencija o budućnosti Europe i platforma najavljene su među političkim prioritetima koje je predsjednica Komisije utvrdila u Političkim smjernicama Europske komisije za razdoblje 2019. – 2024. (https://ec.europa.eu/info/sites/info/files/political-guidelines-next-commission_hr.pdf) i dodatno definirala u Komunikaciji Komisije Europskom parlamentu i Vijeću o pripremi konferencije o budućnosti Europe (COM(2020 27 final) u siječnju 2020. Konferencija o budućnosti Europe platforma je koja će se uspostaviti na temelju suradnje s Europskim parlamentom i Vijećem Europske unije, kako je navedeno u Rezoluciji Europskog parlamenta od 15. siječnja 2020. i Stajalištu Vijeća 9102/20 dogovorenom 24. lipnja 2020.
Naposljetku, komunikacijske aktivnosti povezane s konkretnim godišnjim ili višegodišnjim komunikacijskim prioritetima utvrđenima u govoru predsjednice Komisije o stanju Unije smatraju se zadaćama koje proizlaze iz Komisijinih ovlasti na institucionalnoj razini, kako je utvrđeno člankom 58. stavkom 2. točkom (d) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. srpnja 2018. o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije, o izmjeni uredaba (EU) br. 1296/2013, (EU) br. 1301/2013, (EU) br. 1303/2013, (EU) br. 1304/2013, (EU) br. 1309/2013, (EU) br. 1316/2013, (EU) br. 223/2014, (EU) br. 283/2014 i Odluke br. 541/2014/EU te o stavljanju izvan snage Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 (SL L 193, 30.7.2018., str. 1.);
2- ispitanik je dao privolu za obradu svojih osobnih podataka u jednu posebnu svrhu ili više njih (članak 5. stavak 1. točka (d) Uredbe (EU) 2018/1725).
Za posebne aktivnosti obrade potrebna je privola ispitanika. U skladu s člankom 3. stavkom 15. i člankom 7. Uredbe (EU) 2018/1725 privola mora biti dobrovoljna, posebna, informirana i nedvosmislena.
Vaša je privola potrebna za:
- registraciju i pristup platformi za COFE
- sudjelovanje u internetskim aktivnostima konferencije o budućnosti Europe (npr. objavljivanjem doprinosa na platformi za COFE).
Vašu smo privolu dobili izravno od vas kada ste se registrirali na platformi za COFE.
4) Koje osobne podatke prikupljamo i dalje obrađujemo?
Ovisno o okolnostima i o vašoj aktivnosti na platformi, voditelj obrade podataka može prikupljati i dalje obrađivati sljedeće kategorije podataka:
1- Podaci koji se prikupljaju od svih korisnika (registriranih ili neregistriranih): internetski identifikatori (IP adresa i identifikacijska oznaka uređaja) samo za sigurnosne potrebe.
Kad pristupite njezinim internetskim stranicama, Europska komisija kao bitan tehnički zahtjev prima adresu internetskog protokola (IP adresu) i/ili identifikacijsku oznaku uređaja koji ste koristili za pristup stranicama.
Bez te obrade ne biste mogli uspostaviti tehničku vezu između vaših uređaja i infrastrukture poslužitelja Europske komisije pa stoga ni pristupiti njezinim internetskim stranicama. Više informacija dostupno je u evidenciji o obradi osobnih podataka u okviru domene europa.eu, DPR-EC-00083.
2- Podaci koji se prikupljaju od svih registriranih korisnika:
Obvezni
- ime i prezime
- nadimak
- e-adresa
Neobvezni
Osobni podaci potrebni u statističke svrhe i svrhe izvješćivanja:
- spol
- državljanstvo
- dobna skupina
- zemlja boravišta
- zanimanje
- obrazovanje i profesionalno iskustvo
- subjektivna urbanizacija (ruralno/gradsko područje).
3- Sadržaj koji je objavio registrirani korisnik (registrirani korisnici platforme u svakom slučaju mogu navesti dodatne informacije, od kojih neke mogu sadržavati osobne podatke):
- mišljenja i drugi doprinosi* objavljeni na platformi za COFE
- angažman, obuhvat i raspoloženje (npr. oznake „sviđa mi se” stavljene na prijedloge politika, komentare ili sadržaje drugih sudionika).
4- Kategorije podataka koje obrađuje aplikacija EU Login (IAMS) opisane su u evidenciji DIGIT-a (DPR-EC-03187).
*Za potrebe ovog postupka obrade doprinosi uključuju sve ideje, komentare, mišljenja, objave koje korisnici platforme za COFE objavljuju tijekom aktivnosti u okviru konferencija o budućnosti Europe.
Zbog potencijalne osjetljivosti vaših podataka budite oprezni pri objavljivanju doprinosa na platformi za COFE.
Imajte na umu da Komisija ne traži niti očekuje od sudionika konferencije o budućnosti Europe da navode posebne kategorije podataka na temelju članka 10. stavka 1. Uredbe 2018/1725, prema kojem se zabranjuje obrada osobnih podataka koji otkrivaju rasno ili etničko podrijetlo, politička mišljenja, vjerska ili filozofska uvjerenja ili članstvo u sindikatu te obrada genetskih podataka, biometrijskih podataka u svrhu jedinstvene identifikacije pojedinca, podataka koji se odnose na zdravlje ili podataka o spolnom životu ili seksualnoj orijentaciji pojedinca). Međutim, zbog prirode konferencije doprinosi koje objavite na platformi za COFE mogu se odnositi na teme koje izravno ili neizravno otkrivaju informacije o vašem zdravlju, političkom, filozofskom ili vjerskom uvjerenju, političkom opredjeljenju, spolnom životu ili seksualnoj orijentaciji, rasnom ili etničkom podrijetlu ili čak članstvu u sindikatu. Svako uključivanje tih vrsta osobnih podataka odgovornost je sudionika.
U tom slučaju obrada nije zabranjena jer sadržaje objavljujete dobrovoljno i vaši se osobni podaci obrađuju na temelju vaše izričite privole i potrebni su zbog znatnog javnog interesa, na temelju prava Unije (odjeljak 3.1.) koje je razmjerno željenom cilju te kojim se poštuje bit prava na zaštitu podataka i osiguravaju prikladne i posebne mjere za zaštitu vaših temeljnih prava i interesa ispitanika u skladu s člankom 10. stavkom 2. točkama (a) i (e) Uredbe 2018/1725.
5) Koliko dugo čuvamo vaše osobne podatke?
Voditelj obrade čuva vaše osobne podatke samo onoliko dugo koliko je potrebno da se ispuni svrha prikupljanja, odnosno dok se ne odjavite s popisa primatelja e-poruka.
1- Osobni podaci nužni za vođenje i upravljanje platformom za COFE
Vaši osobni podaci prikupljeni u svrhu registracije i podneseni tijekom konferencije čuvaju se najviše 2 (dvije) godine od zadnjeg dana aktivnosti konferencije o budućnosti Europe, nakon čega se podaci prenose u povijesne arhive Komisije.
2- Izvješća, pisani i elektronički zapisi, uključujući zapise iz sustava ARES koje čuva Glavna uprava za komunikaciju
Sva papirnata i elektronička evidencija koja se odnosi na svakodnevnu korespondenciju, pozive na podnošenje prijedloga i/ili iskaz interesa zajedno s povezanom ugovornom/financijskom dokumentacijom te izvješća koja sadrže zbirne podatke arhivirat će se u skladu sa Zajedničkim popisom za čuvanje na razini Komisije (SEC(2019) 900/2) i čuvati u ARES-u (Sustav napredne evidencije) pod nadležnošću Glavnog tajništva tijekom razdoblja od deset (10) godina uz primjenu tehnika uzorkovanja i odabira (vidjeti evidenciju DPR-EC-3871 – Upravljanje arhivima Europske komisije).
6) Kako štitimo vaše osobne podatke?
Svi osobni podaci u elektroničkom obliku (e-pošta, dokumenti, baze podataka, učitane serije podataka itd.) pohranjuju se na poslužiteljima Komisije i njezinih ugovaratelja. Svi postupci obrade provode se u skladu s Odlukom Komisije (EU, Euratom) 2017/46 od 10. siječnja 2017. o sigurnosti komunikacijskih i informacijskih sustava u Europskoj komisiji.
Ugovaratelji Komisije obvezani su posebnom ugovornom klauzulom pri svakoj obradi vaših osobnih podataka u ime Komisije i obvezama u pogledu povjerljivosti koje proizlaze iz Uredbe (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka (GDPR).
Komisija je uvela niz tehničkih i organizacijskih mjera kako bi zaštitila vaše osobne podatke. Tehničke mjere uključuju odgovarajuće aktivnosti u svrhu sigurnosti na internetu i zaštite od gubitka podataka, promjene podataka ili neovlaštenog pristupa, pri čemu se uzimaju u obzir rizik koji predstavlja obrada i priroda osobnih podataka koji se obrađuju. Organizacijske mjere uključuju ograničavanje pristupa osobnim podacima isključivo na ovlaštene osobe koje ga moraju imati radi ovog postupka obrade.
7) Tko ima pristup vašim osobnim podacima i kome se oni otkrivaju?
Pristup vašim osobnim podacima ima ovlašteno osoblje Europske komisije i njezinih ugovaratelja odgovorno za ovaj postupak obrade prema načelu nužnog pristupa. To osoblje mora poštovati zakonske obveze i eventualne dodatne ugovore o povjerljivosti.
Ovlašteno osoblje službi Europske komisije uključeno u konferenciju o budućnosti Europe ima pristup osobnim podacima prikupljenima putem platforme za COFE u svrhu vođenja platforme i optimalnog upravljanja konferencijom te za naknadne aktivnosti koje bi mogle biti nužne za potrebe daljnje obrade (npr. za izradu izvješća o konferenciji, za poduzimanje istraživanja o analizi i/ili arhiviranju javnog mnijenja). To može uključivati: registracijske podatke, internetske identifikatore, sociodemografske podatke i sve doprinose podnesene tijekom konferencije. Valja napomenuti da su podaci dostupni samo na temelju nužnog pristupa, odnosno:
- informatički tim Komisije imat će pristup podacima koji su izričito nužni za pružanje odgovarajuće tehničke i logističke potpore (npr. služba za podršku, upravljanje pravima pristupa, održavanje platforme)
- moderatori i administratori imat će pristup punom imenu i e-adresi, kako su navedeni tijekom registracije
- pseudonimizirani sociodemografski podaci koje korisnici navode bit će dostupni ovlaštenom osoblju JRC-a isključivo za potrebe istraživanja i analize javnog mnijenja.
Ovlaštenom osoblju izvršitelja obrade Komisije (uključujući vanjske izvođače) mogu se dostaviti podaci koji su im potrebni za pružanje potrebne logističke i organizacijske potpore (npr. tehničko održavanje platforme) i za izvršavanje drugih obveza utvrđenih u dogovorima između vanjskih izvršitelja obrade i Komisije. To može uključivati: registracijske podatke, internetske identifikatore i sve doprinose podnesene tijekom konferencije.
Šira javnost imat će pristup informacijama na platformi za COFE koje su javno dostupne.
Napominjemo da se na temelju članka 3. točke 13. Uredbe (EU) 2018/1725 tijela javne vlasti (npr. Revizorski sud, Sud EU-a) koja mogu primati osobne podatke u okviru određene istrage u skladu s pravom Unije ili države članice ne smatraju primateljima. Daljnja obrada tih podataka koju obavljaju ta tijela javne vlasti mora biti u skladu s primjenjivim pravilima o zaštiti podataka prema svrhama obrade.
Informacije koje prikupljamo neće se prosljeđivati trećim osobama, osim u mjeri i u svrhu u kojoj zakon tako nalaže.
8) Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?
Kao ispitanik imate posebna prava u skladu s poglavljem III. (članci od 14. do 25.) Uredbe (EU) 2018/1725. U vezi s ovim postupkom obrade možete ostvariti sljedeća prava:
- pravo na pristup vašim osobnim podacima (članak 17. Uredbe (EU) 2018/1725)
- pravo na ispravak ako su vaši osobni podaci netočni ili nepotpuni (članak 18. Uredbe (EU) 2018/1725)
- pravo na brisanje vaših osobnih podataka (članak 19. Uredbe (EU) 2018/1725)
- u određenim slučajevima pravo na ograničenje obrade vaših osobnih podataka (članak 20. Uredbe (EU) 2018/1725)
- pravo na prenosivost podataka (članak 22. Uredbe (EU) 2018/1725)
- te pravo prigovora na obradu vaših osobnih podataka koja se zakonito provodi u skladu s člankom 5. stavkom 1. točkom (a).
Privolu za ovaj postupak obrade koji provodi Glavna uprava za komunikaciju, Odjel COMM.C.3 možete povući u bilo kojem trenutku slanjem obavijesti voditelju obrade podataka. Povlačenje privole neće utjecati na zakonitost obrade koja je provedena prije nego što ste povukli privolu.
Da biste ostvarili svoja prava, možete se obratiti voditelju obrade podataka, a u slučaju spora službeniku za zaštitu podataka. Ako je potrebno, možete se obratiti i Europskom nadzorniku za zaštitu podataka. Podaci za kontakt navedeni su u odjeljku 9.
Ako želite ostvariti svoja prava u pogledu jednog ili više konkretnih postupaka obrade, jasno ih navedite u zahtjevu (tj. navedite njihov broj upisa u registar iz odjeljka 10.).
9) Podaci za kontakt
Voditelj obrade podataka
Ako želite ostvariti svoja prava na temelju Uredbe (EU) 2018/1725, imate primjedbi, pitanja ili nedoumica, ili ako želite podnijeti pritužbu u vezi s prikupljanjem i uporabom vaših osobnih podataka, obratite se voditelju obrade podataka u Odjelu COMM.C.3 Glavne uprave za komunikaciju Europske komisije (COMM-DGA1-COFE@ec.europa.eu).
Komisijin službenik za zaštitu podataka
Za pitanja povezana s obradom vaših osobnih podataka na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 možete se obratiti službeniku za zaštitu podataka (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
Europski nadzornik za zaštitu podataka
Ako smatrate da su prava koja imate na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 povrijeđena obradom vaših osobnih podataka za koju je odgovoran voditelj obrade, imate pravo obratiti se (podnijeti pritužbu) Europskom nadzorniku za zaštitu podataka (edps@edps.europa.eu).
10) Gdje možete pronaći podrobnije informacije?
Komisijin službenik za zaštitu podataka objavljuje registar svih dokumentiranih i prijavljenih postupaka obrade osobnih podataka koje provodi Komisija. Tom registru možete pristupiti na sljedećoj poveznici: http://ec.europa.eu/dpo-register
Ovaj postupak obrade upisan je u javni registar službenika za zaštitu podataka pod sljedećim brojem: DPR-EC-07366.