Declaración de confidencialidad

PROTECCIÓN DE SUS DATOS PERSONALES 

La presente declaración de privacidad le ofrece información acerca del tratamiento y la protección de sus datos personales. 

Operación de tratamiento: Plataforma Digital de Apoyo a la Conferencia sobre el Futuro de Europa  

Responsable del tratamiento de datos: Comisión Europea, Dirección General de Comunicación, Unidad COMM.C.3 

Referencia de registro: DPR-EC-07366  

1) Introducción 

La Comisión Europea (en lo sucesivo, «la Comisión») está comprometida con la protección de sus datos personales y el respeto a su privacidad. La Comisión recoge y trata los datos personales con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2018, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión, y a la libre circulación de esos datos [por el que se deroga el Reglamento (CE) n.º 45/2001]. 

Esta declaración de confidencialidad explica el motivo del tratamiento de sus datos personales, el modo en que recogemos y tratamos todos los datos personales facilitados y cómo garantizamos su protección, la manera en que se usa dicha información y sus derechos al respecto. También indica los datos de contacto del responsable del tratamiento de datos al que puede dirigirse para ejercer sus derechos, del delegado de protección de datos y del Supervisor Europeo de Protección de Datos. 

La presente declaración de confidencialidad se refiere al tratamiento de datos personales por parte de la Comisión al gestionar la Plataforma Digital de Apoyo a la Conferencia sobre el Futuro de Europa (Plataforma COFE), a través de la Unidad COMM.C.3 de la Dirección General de Comunicación y las unidades responsables de las actividades de tratamiento relacionadas con la Conferencia sobre el Futuro de Europa en el departamento o servicio competente de la Comisión. 

2) ¿Por qué y cómo tratamos sus datos personales? 

El objetivo de la operación de tratamiento es facilitar el funcionamiento y la gestión de la Plataforma Digital de Apoyo a la Conferencia sobre el Futuro de Europa (Plataforma COFE). La Conferencia sobre el Futuro de Europa es una iniciativa conjunta del Parlamento Europeo, el Consejo y la Comisión Europea, que reunirá a las partes interesadas de toda Europa para debatir conjuntamente las futuras orientaciones políticas de la Unión Europea.  

En concreto, la recogida y el posterior tratamiento de datos personales son necesarios para:  

• facilitar el procedimiento de registro y el acceso a la Plataforma COFE; 
  
• proporcionar a los participantes información pertinente sobre los actos previstos y facilitar la participación en las actividades en línea organizadas en el marco de la Conferencia sobre el Futuro de Europa; 
  
• realizar actividades de comunicación, como envío de correos electrónicos e invitaciones (lo que implica la gestión de listas de contactos a efectos de correspondencia);  
  
• recopilar los resultados de los debates en un único lugar; 
  
• intercambiar documentos relacionados con la Conferencia sobre el Futuro de Europa y compartir información con las demás instituciones de la UE (el Parlamento Europeo y el Consejo) con fines de comunicación y planificación, panorama interno de actos, comunicación de actos futuros y estadísticas; 
  
• documentar la Conferencia sobre el Futuro de Europa, publicando informes, anuncios, actas o noticias; 
  
• hacer grabaciones de audio y vídeo de oradores, participantes y organizadores, que podrán publicarse en la plataforma, internet o intranet de la COFE en el contexto de las actividades organizadas en la Conferencia sobre el Futuro de Europa;  
  
• elaborar estadísticas y análisis; 
  
• garantizar el funcionamiento y mantenimiento seguros de la Plataforma COFE.  
  

La Plataforma COFE (https://futureu.europa.eu/) es una interfaz de usuarios interactiva que apoya la Conferencia sobre el Futuro de Europa permitiendo a los ciudadanos y organizaciones participar activamente en las actividades en línea de la Conferencia (por ejemplo, registrarse en un acto, publicar información sobre ella (órdenes del día, informes etc.), presentar y debatir ideas y respaldar o comentar las contribuciones de otros usuarios). La Plataforma COFE es gratuita y está a disposición del público. Todos los usuarios, tanto si están registrados como si no, pueden acceder a la Plataforma COFE y navegar por ella (se requiere la dirección IP o el identificador del dispositivo para navegar por el sitio web). Para contribuir a la Plataforma se exige el registro previo. 

El contenido disponible a través de la Plataforma COFE puede ser procesado por un sistema automatizado de análisis de contenidos, útil para ayudar a los analistas a comprender grandes volúmenes de entrada de texto, así como para detectar la posible desinformación y otras formas de manipulación de los debates. En el contexto de la Conferencia sobre el Futuro de Europa, la herramienta de análisis de contenidos se utilizará para: 

• ayudar a los analistas humanos a comprender el contenido aportado a la COFE (por ejemplo, destacando temas emergentes, organizando las entradas en categorías, entendiendo las emociones y los valores expresados en el texto) para apoyar la generación de resultados de la investigación sobre políticas y opiniones, así como para elaborar estadísticas;  
  
• detectar y destacar contenidos potencialmente problemáticos publicados en la Plataforma COFE (desinformación u otros intentos de manipular los debates y la opinión pública de la COFE, incitación al odio o extremismo violento);  
  
• entrenar el sistema de análisis de contenidos utilizado para clasificar los sentimientos, las emociones, la posible desinformación y otras características del texto, y mejorar su funcionamiento, por ejemplo mediante la investigación para extraer información de grandes cantidades de texto en muchas lenguas. 
  

El sistema de análisis de contenidos solo evaluará el contenido presentado a través de la Plataforma COFE. Esto incluirá las respuestas seudonimizadas al cuestionario sociodemográfico y otros contenidos (publicaciones, comentarios, respaldo, «me gusta», votos) presentados en la Plataforma (incluidos los metadatos asociados, como el momento en que se hizo la entrada). Es importante señalar que el sistema no recogerá en ningún caso los datos personales necesarios para el registro (como nombre, apellidos o dirección de correo electrónico) a menos que se mencionen explícitamente en los comentarios, publicaciones y otras contribuciones públicas presentadas por los propios usuarios. Se asignará a cada usuario un identificador único para evitar la posibilidad de identificar a un titular de datos determinado.  

3) ¿Cuál es la base jurídica del tratamiento de sus datos personales? 

Tratamos sus datos personales por las siguientes razones: 

1- El tratamiento es necesario para el cumplimiento de una función realizada en interés público o en el ejercicio de potestades públicas conferidas a las instituciones y organismos de la Unión [artículo 5, apartado 1, letra a), del Reglamento (UE) 2018/1725]. 

El tratamiento de datos personales es necesario para facilitar el funcionamiento y la gestión de la Plataforma COFE. 

El objetivo general del artículo 11, apartado 1, del TUE es fomentar un ejercicio democrático paneuropeo a gran escala y acercar a los ciudadanos a la Unión Europea; el artículo 15 del TFUE hace necesario cumplir las obligaciones de apertura, transparencia y accesibilidad. 

Uno de los objetivos de la Comisión es promover la democracia europea y proporcionar los medios para que los ciudadanos y las asociaciones representativas den a conocer e intercambien públicamente sus puntos de vista en todos los ámbitos de actuación de la Unión. En concreto, los diálogos civiles horizontales tienen potencial para ampliar y reforzar el modelo europeo de democracia fomentando un debate democrático multilingüe y contribuyendo a la participación de los ciudadanos en el proceso de toma de decisiones de la Unión, además de aumentar la visibilidad de la contribución de la Unión para los ciudadanos. 

La mejor manera de alcanzar estos objetivos es a través de plataformas digitales que permitan el intercambio horizontal y la participación de los ciudadanos en las actividades democráticas y políticas de la Unión. La Plataforma COFE será un lugar donde los ciudadanos podrán compartir ideas y enviar contribuciones en línea, y se convertirá en el centro de todas las actividades de la COFE y en un foro público multilateral de nuevo formato, perfecto para intercambiar propuestas para los ciudadanos y la sociedad civil. Se trata de un espacio donde definir, pensar y cultivar los valores, principios y objetivos del proyecto europeo, creando una esfera pública europea que ayude a cerrar la brecha entre los responsables políticos y los ciudadanos y aprovechando el potencial de una participación significativa de los ciudadanos. 

La Conferencia sobre el Futuro de Europa y la Plataforma estaban entre las prioridades políticas anunciadas por la Presidenta de la Comisión en sus Orientaciones políticas para la Comisión Europea 2019-2024 (https://ec.europa.eu/info/sites/info/files/political-guidelines-next-commission_es.pdf) y detalladas después en la Comunicación de la Comisión al Parlamento Europeo y al Consejo «Perfilando la Conferencia sobre el Futuro de Europa» [COM(2020) 27 final], de enero de 2020. La Conferencia sobre el Futuro de Europa es una plataforma que se establecerá sobre la base de una cooperación con el Parlamento Europeo y el Consejo de la Unión Europea, como se refleja en la Resolución del Parlamento Europeo de 15 de enero de 2020 y en la posición del Consejo 9102/20, acordada el 24 de junio de 2020. 

Por último, las acciones de comunicación vinculadas a prioridades específicas anuales o plurianuales de comunicación, como las expresadas en el discurso sobre el estado de la Unión de la presidenta de la Comisión, se consideran tareas derivadas de las prerrogativas de la Comisión a nivel institucional, con arreglo al artículo 58, apartado 2, letra d), del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de julio de 2018, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión, por el que se modifican los Reglamentos (UE) n.º 1296/2013, (UE) n.º 1301/2013, (UE) n.º 1303/2013, (UE) n.º 1304/2013, (UE) n.º 1309/2013, (UE) n.º 1316/2013, (UE) n.º 223/2014 y (UE) n.º 283/2014 y la Decisión n.º 541/2014/UE y por el que se deroga el Reglamento (UE, Euratom) n.º 966/2012 (DO L 193 de 30.7.2018, p. 1). 

2- El interesado ha prestado su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales con uno o varios fines específicos [artículo 5, apartado 1, letra d), del Reglamento (UE) 2018/1725]. 

Para determinadas actividades de tratamiento, es necesario el consentimiento del interesado. De conformidad con el artículo 3, punto 15, y el artículo 7 del Reglamento (UE) 2018/1725, el consentimiento ha de ser una manifestación de voluntad libre, específica, informada e inequívoca. 

Su consentimiento es necesario para: 

• registro y acceso a la Plataforma COFE;  
  
• participación en las actividades en línea de la Conferencia sobre el Futuro de Europa (por ejemplo, presentando contribuciones en la Plataforma COFE). 
  

Hemos obtenido su consentimiento directamente de usted durante la inscripción en la Plataforma COFE.

4) ¿Qué datos personales recogemos y tratamos? 

En función de las circunstancias y de su actividad en la Plataforma, el responsable del tratamiento de datos puede recoger y tratar las siguientes categorías de datos: 

1- Datos recogidos de todos los usuarios (registrados o no registrados): identificadores en línea (dirección IP e identificación del dispositivo), recogidos únicamente como medida de seguridad. 

Cuando usted entra en un sitio web de la Comisión Europea, esta recibe la dirección de protocolo de Internet («dirección IP») o el identificador del dispositivo utilizado para acceder al sitio web; se trata de un requisito técnico esencial. 

Sin el tratamiento en cuestión, usted no podría establecer una conexión técnica entre sus dispositivos y la infraestructura de servidores gestionada por la Comisión Europea, por lo que no podría acceder a los sitios web de esta. Para más información, consulte el registro sobre el tratamiento de datos personales en el dominio europa.eu, DPR-EC-00083. 

2- Datos recogidos de todos los usuarios registrados: 

Obligatorios 

• nombre y apellidos 
  
• sobrenombre 
  
• dirección de correo electrónico 
  

Opcional

Datos personales necesarios para fines estadísticos y de elaboración de informes

• género 
• nacionalidad 
  
• grupo de edad 
  
• país de residencia 
  
• profesión 
  
• formación y experiencia profesional 
  
• urbanización subjetiva (zona rural/metropolitana) 
  

3- Contenido publicado por el usuario registrado (los usuarios registrados de la Plataforma pueden, en cualquier caso, facilitar información adicional, que en algunos casos puede contener datos personales): 

• opiniones y otras contribuciones* presentadas en la Plataforma COFE 
  
• compromiso, implicación y sentimientos (por ejemplo, «me gusta» sobre propuestas políticas, comentarios o contribuciones de otros participantes) 
  

4- Las categorías de datos que trata la aplicación EU Login (IAMS) se describen en el registro de DIGIT (DPR-EC-03187). 

* A efectos de esta operación de tratamiento, las contribuciones incluyen cualquier idea, comentario, opinión o correo enviado por los usuarios de la Plataforma COFE en el curso de actividades que estén dentro del marco de la Conferencia sobre el Futuro de Europa. 

Dado que sus datos podrían ser sensibles, le invitamos a mantenerse alerta cuando contribuya a la Plataforma COFE. 

Tenga en cuenta que la Comisión no pide a los participantes en la Conferencia sobre el Futuro de Europa que incluyan categorías especiales de datos con arreglo al artículo 10, apartado 1, del Reglamento (CE) n.º 2018/1725 (es decir, «datos personales que revelen el origen étnico o racial, las opiniones políticas, las convicciones religiosas o filosóficas, o la afiliación sindical, y el tratamiento de datos genéticos, datos biométricos dirigidos a identificar de manera unívoca a una persona física, datos relativos a la salud o datos relativos a la vida sexual o la orientación sexual de una persona física»). No obstante, debido a la naturaleza de la Conferencia, las contribuciones que usted presente a través de la Plataforma COFE pueden abordar temas y asuntos que revelen directa o indirectamente información sobre su salud, sus convicciones y creencias políticas, filosóficas o religiosas, sus afiliaciones políticas, su vida sexual u orientación sexual, su origen racial o étnico o incluso su afiliación sindical. La inclusión de estos tipos de datos personales es responsabilidad del participante. 

En este caso, el tratamiento no está prohibido, ya que sus contribuciones se facilitan de forma voluntaria y sus datos personales se tratan con su consentimiento expreso y por razones de interés público esencial, sobre la base de una normativa de la Unión (sección 3.1) que es proporcionada respecto del objetivo perseguido, respeta en lo esencial el derecho a la protección de datos y establece medidas adecuadas y específicas para proteger sus intereses y derechos fundamentales, en consonancia con el artículo 10, apartado 2, letras a) y e), del Reglamento (CE) n.º 2018/1725. 

5) ¿Durante cuánto tiempo conservamos sus datos personales? 

El responsable del tratamiento de datos solo conserva sus datos personales durante el tiempo necesario para cumplir el propósito de su recogida, es decir, hasta que usted se desabone de la lista de correo. 

1- Datos personales necesarios para el funcionamiento y la gestión de la Plataforma COFE  

Sus datos personales recogidos a efectos de registro y presentados en el transcurso de la Conferencia se conservarán durante un período máximo de dos (2) años después del último día de actividad de la Conferencia sobre el Futuro de Europa, tras lo cual se transferirán a los archivos históricos de la Comisión. 

2- Informes, registros en papel y electrónicos, incluidos los registros de ARES conservados por la DG COMM 

Todos los registros en papel y en formato electrónico relativos a la correspondencia cotidiana y las convocatorias de propuestas o de manifestaciones de interés, junto con los ficheros contractuales/financieros resultantes, así como los informes que contengan datos agregados, se archivarán de acuerdo con la lista común de conservación de expedientes de la Comisión Europea [SEC(2019)900/2] y se almacenarán en ARES (Sistema Avanzado de Registro) bajo la responsabilidad de la Secretaría General durante diez (10) años, mediante técnicas de muestreo y selección (véase el registro DPR-EC-3871, gestión de los archivos de la Comisión Europea). 

6) ¿Cómo protegemos y salvaguardamos sus datos personales? 

Todos los datos personales en formato electrónico (correos electrónicos, documentos, bases de datos, lotes de datos cargados, etc.) se almacenan en los servidores de la Comisión y en los de sus contratistas. Todas las operaciones de tratamiento se efectúan con arreglo a la Decisión (UE, Euratom) 2017/46 de la Comisión, de 10 de enero de 2017, sobre la seguridad de los sistemas de información y comunicación de la Comisión Europea. 

Los contratistas de la Comisión están vinculados por una cláusula contractual específica para cualquier operación de tratamiento de datos personales en nombre de la Comisión y por las obligaciones de confidencialidad derivadas del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (RGPD). 

Para proteger sus datos personales, la Comisión ha establecido un conjunto de medidas técnicas y organizativas. Habida cuenta de la naturaleza de los datos personales tratados y del riesgo que presenta su tratamiento, las medidas técnicas se refieren, entre otras cosas, a la seguridad en línea, al riesgo de pérdida de datos, a la alteración de estos y al acceso no autorizado. Entre las medidas organizativas se incluye permitir el acceso a los datos personales únicamente a las personas autorizadas que presenten una necesidad legítima de conocerlos a efectos de la operación de tratamiento. 

7) ¿Quién tiene acceso a sus datos personales y a quién se comunican? 

Se concede acceso a sus datos personales al personal autorizado de la Comisión Europea y a sus contratistas encargados de llevar a cabo esta operación de tratamiento, con arreglo al principio de la «necesidad de conocer». Dicho personal está obligado a respetar acuerdos de confidencialidad legales y, en caso necesario, otros acuerdos adicionales.  

El personal de los servicios de la Comisión Europea encargado de participar en la Conferencia sobre el Futuro de Europa tiene acceso a los datos personales recogidos a través de la Plataforma COFE para garantizar el funcionamiento de la Plataforma y la gestión óptima de la Conferencia, así como para las acciones de seguimiento que puedan ser necesarias con otros fines de tratamiento (por ejemplo, elaborar informes sobre la Conferencia o investigar sobre el análisis o el archivo de la opinión pública). Esto puede incluir: datos de registro, identificadores en línea, datos sociodemográficos y todas las contribuciones presentadas durante la Conferencia. No obstante, es importante señalar que los datos solo son accesibles sobre la base de la necesidad de conocer. En concreto: 

• El equipo informático de la Comisión tendrá acceso a los datos estrictamente necesarios para prestar un apoyo técnico y logístico adecuado (servicio de asistencia, gestión de los derechos de acceso, mantenimiento de la Plataforma).  
  
• Los moderadores y los usuarios del administrador tendrán acceso al nombre completo y a la dirección de correo electrónico indicados durante el registro.  
  
• Los datos sociodemográficos seudonimizados facilitados por los usuarios estarán a disposición del personal encargado del Centro Común de Investigación exclusivamente para la investigación y el análisis de opinión.  
  

Podrán facilitarse al personal de la Comisión encargado del tratamiento (incluidos los contratistas externos) los datos pertinentes para que puedan prestar el apoyo logístico y organizativo necesario (por ejemplo, mantenimiento técnico de la plataforma) y para cumplir otras obligaciones establecidas en los acuerdos entre los encargados del tratamiento externos y la Comisión. Esto puede incluir: datos de registro, identificadores en línea y todas las contribuciones presentadas durante la Conferencia.  

El público en general tendrá acceso a la información mostrada en la Plataforma COFE que esté a disposición del público.  

Téngase presente que, de conformidad con el artículo 3, punto 13, del Reglamento (UE) 2018/1725, no se considerarán destinatarios las autoridades públicas (por ejemplo, Tribunal de Cuentas o Tribunal de Justicia de la UE) que puedan recibir datos personales en el marco de una investigación concreta de conformidad con el Derecho de la Unión o de los Estados miembros. El tratamiento posterior de tales datos por las citadas autoridades públicas será conforme con las normas en materia de protección de datos aplicables a los fines del tratamiento. 

La información que recogemos no se facilitará a ningún tercero, salvo en la medida y para los fines que marque la ley. 

8) ¿Cuáles son sus derechos y cómo puede ejercerlos?  

Los derechos específicos del interesado se establecen en el capítulo III (artículos 14 a 25) del Reglamento (UE) 2018/1725. En lo que respecta a esta operación de tratamiento, el interesado puede ejercer los siguientes derechos: 

• el derecho de acceso a sus datos personales [artículo 17 del Reglamento (UE) 2018/1725]; 
  
• el derecho de rectificación de sus datos personales en caso de que estos sean inexactos o incompletos [artículo 18 del Reglamento (UE) 2018/1725]; 
  
• el derecho de supresión de sus datos personales [artículo 19 del Reglamento (UE) 2018/1725]; 
  
• en su caso, el derecho a restringir el tratamiento de sus datos personales [artículo 20 del Reglamento (UE) 2018/1725]; 
  
• el derecho a la portabilidad de los datos [artículo 22 del Reglamento (UE) 2018/1725]; 
  
• y el derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales, que se lleve a cabo lícitamente de conformidad con el artículo 5, apartado 1, letra a). 
  

Si usted ha dado su consentimiento a la Dirección General de Comunicación, Unidad COMM.C.3, para la presente operación de tratamiento, podrá retirarlo en cualquier momento informando al responsable del tratamiento de datos. Esto no afectará a la licitud del tratamiento efectuado con anterioridad a la retirada de su consentimiento.  

Puede ejercer sus derechos poniéndose en contacto con el responsable del tratamiento de datos o, en caso de conflicto, con el delegado de protección de datos. Si fuera necesario, también puede dirigirse al Supervisor Europeo de Protección de Datos. La información de contacto de todos ellos figura en la sección 9. 

En caso de que desee ejercer sus derechos en el marco de una o varias operaciones de tratamiento específicas, incluya la descripción de dichas operaciones en su solicitud, esto es, la referencia o referencias de registro correspondientes, tal como se especifica en la sección 10. 

9) Información de contacto 

Responsable del tratamiento de datos 

Si quiere ejercer sus derechos en virtud del Reglamento (UE) 2018/1725, o tiene observaciones, preguntas o dudas, o si desea presentar una reclamación sobre la recogida y el uso de sus datos personales, no dude en ponerse en contacto con el responsable del tratamiento de datos de la Comisión Europea, Dirección General de Comunicación, Unidad COMM.C.3 (COMM-DGA1-COFE@ec.europa.eu). 

El delegado de protección de datos (DPD) de la Comisión 

Puede ponerse en contacto con el delegado de protección de datos (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) en relación con el tratamiento de sus datos personales con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725. 

El Supervisor Europeo de Protección de Datos (SEPD) 

Si considera que, como consecuencia del tratamiento de sus datos personales por el responsable del tratamiento de datos, se han infringido los derechos que le asisten en virtud del Reglamento (UE) 2018/1725, tiene derecho a recurrir (esto es, a presentar una reclamación) ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos (edps@edps.europa.eu). 

10) Dónde encontrar información más detallada 

El delegado de protección de datos de la Comisión publica el registro de todas las operaciones de tratamiento de datos personales realizadas por la Comisión que se han documentado y le han sido notificadas. Puede acceder al registro a través del siguiente enlace: http://ec.europa.eu/dpo-register. 

La presente operación de tratamiento específica se ha incluido en el registro público del delegado de protección de datos con la siguiente referencia de registro: DPR-EC-07366