SKYDD AV PERSONUPPGIFTER 

Här kan du läsa om  
hur vi behandlar och skyddar dina personuppgifter. 

Behandling: Den digitala plattformen för konferensen om Europas framtid  

Personuppgiftsansvarig: Europeiska kommissionen, generaldirektoratet för kommunikation, enhet COMM.C.3 

Referens: DPR-EC-07366  

1) Inledning 

EU-kommissionen är mån om att skydda dina personuppgifter och respektera din integritet. Kommissionen samlar in och behandlar personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 av den 23 oktober 2018 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter (som upphäver förordning (EG) nr 45/2001). 

I det här meddelandet förklarar vi hur och varför vi samlar in och behandlar personuppgifter. Du får också veta hur vi behandlar och skyddar dina uppgifter, hur de används och vilka rättigheter du har när det gäller dina personuppgifter. Dessutom finns kontaktuppgifter till den personuppgiftsansvariga som du kan vända dig till om du vill utöva dina rättigheter, till dataskyddsombudet och till Europeiska datatillsynsmannen. 

Nedan beskrivs den behandling av personuppgifter som gäller den digitala plattformen för konferensen om Europas framtid och som sköts av EU-kommissionens generaldirektorat för kommunikation, enhet C.3 (COMM.C.3) och de enheter vid kommissionens behöriga avdelningar eller tjänster som ansvarar för behandling av uppgifter i samband med konferensen. 

2) Varför och hur behandlar ni mina personuppgifter? 

Syftet med behandlingen är att underlätta driften och förvaltningen av den digitala plattformen för konferensen om Europas framtid. Konferensen är ett gemensamt initiativ av Europaparlamentet, rådet och kommissionen. Tanken är att människor från hela EU gemensamt ska kunna diskutera EU:s framtida politiska inriktning.  

Vi behöver samla in och behandla personuppgifter för att  

• underlätta registrering och tillgång till plattformen 
  
• ge relevant information till deltagarna om de planerade evenemangen och underlätta för dem att delta i konferensaktiviteterna på nätet 
  
• kommunicera och t.ex. skicka mejl och kallelser (och därmed hantera kontaktlistor för korrespondens)  
  
• samla resultaten av debatterna på ett enda ställe 
  
• utbyta dokument om konferensen och dela information med Europaparlamentet och rådet i informations- och planeringssyfte, för att få en intern överblick över evenemangen, sprida information om kommande evenemang och sammanställa statistik 
  
• dokumentera konferensen och publicera rapporter, meddelanden, protokoll och nyheter 
  
• göra ljud- och videoupptagningar av talare, deltagare och organisatörer som kan komma att läggas ut på konferensplattformen/internet/intranät i samband med konferensaktiviteterna  
  
• samla in statistik och göra analyser 
  
• säkra plattformens funktion och underhåll.  
  

Plattformen för konferensen om Europas framtid (https://futureu.europa.eu/) är ett interaktivt webbaserat användargränssnitt som kompletterar konferensen genom att privatpersoner och organisationer aktivt kan delta i konferensaktiviteterna på nätet (t.ex. registrera ett evenemang, lägga ut dagordningar och rapporter, dela och diskutera idéer och gilla eller kommentera andra användares bidrag). Plattformen är gratis och tillgänglig för alla. Oavsett om du är registrerad eller inte kan du gå in på plattformen (din IP-adress och/eller din enhets ID registreras dock). Om du vill delta måste du däremot registrera dig först. 

Innehållet på plattformen kan komma att behandlas av ett automatiserat system för innehållsanalys som används för att hjälpa analytiker att förstå stora mängder textmaterial och för att upptäcka potentiell desinformation och andra former av manipulation av diskussionerna. När det gäller konferensen om Europas framtid kommer verktyget för innehållsanalys att användas för att 

• hjälpa analytikerna att förstå innehållet på plattformen (t.ex. genom att lyfta fram nya ämnen, organisera inläggen i kategorier och förstå känslor och värderingar i texterna) så att de bland annat kan bidra till policyunderlag, opinionsanalys och statistik  
  
• upptäcka potentiellt problematiskt innehåll som lagts ut på plattformen (bl.a. hatpropaganda, våldsam extremism samt felaktig information och andra försök att manipulera diskussionerna och den allmänna opinionen)  
  
• förbättra systemet för innehållsanalys som används för att klassificera stämningar, känslor, eventuell desinformation och andra egenskaper i texten samt forskning om att hämta information från stora textmängder på många språk. 
  

Systemet för innehållsanalys kan bara utvärdera det innehåll som lämnats in via plattformen för konferensen om Europas framtid. Det omfattar bland annat pseudonymiserade svar på frågeformuläret med sociodemografiska uppgifter och annat innehåll på plattformen (inlägg, kommentarer, stöd, gillanden och röster samt tillhörande metadata som det klockslag då inlägget publicerades). Systemet kommer aldrig att samla in personuppgifter som är nödvändiga för registreringen (t.ex. för- och efternamn och mejladress) om inte uppgifterna nämns i de kommentarer, inlägg och andra offentliga bidrag som användarna själva lämnar in. Varje användare får en unik identitetsbeteckning så att det inte ska gå att identifiera en enskild person.  

3) Vilken är den rättsliga grunden för att behandla mina personuppgifter? 

Vi behandlar personuppgifter av följande skäl: 

1- Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i EU-institutionens eller EU-organets myndighetsutövning (artikel 5.1 a i förordning (EU) 2018/1725).  

Behandlingen är också nödvändig för att underlätta driften och förvaltningen av plattformen för konferensen om Europas framtid. 

Behandlingen utförs i enlighet med det allmänna målet i artikel 11.1 i EU-fördraget om att främja en EU-omfattande demokratisk process och föra medborgarna närmare EU och i enlighet med kraven på öppenhet och tillgänglighet i artikel 15 i EUF-fördraget. 

Ett av kommissionens mål är att främja demokratin i EU och ge människor och representativa sammanslutningar möjlighet att uttrycka och offentligt diskutera sina åsikter inom EU:s alla politikområden. Särskilt dialoger inom civilsamhället kan utvidga och stärka den europeiska demokratiska modellen genom att främja en flerspråkig demokratisk debatt, få invånarna att delta i EU:s beslutsprocess och ytterligare uppmärksamma vad EU gör för dem.  

De här målen kan bäst nås genom digitala plattformar för jämbördigt utbyte och allmänhetens deltagande i EU:s demokratiska och politiska liv. Plattformen för konferensen om Europas framtid ska vara en plats där människor kan dela med sig av sina idéer och publicera inlägg. Den ska fungera som ett nav för alla konferensaktiviteter och som ett nytt slags forum där privatpersoner och företrädare för civilsamhället kan diskutera olika förslag. Det är en plats för att identifiera, reflektera över och bygga vidare på EU:s värden, principer och mål och skapa ett europeiskt offentligt rum där man överbryggar klyftan mellan beslutsfattare och allmänheten och även utnyttjar alla möjligheter till ett meningsfullt deltagande från medborgarnas sida. 

Konferensen om Europas framtid och plattformen är en av prioriteringarna i kommissionsordförande Ursula von der Leyens politiska riktlinjer för EU-kommissionen 2019–2024 (https://ec.europa.eu/info/sites/info/files/political-guidelines-next-commission_sv.pdf). Konferensen har också beskrivits närmare i kommissionens meddelande om konferensen (COM(2020) 27 final) från januari 2020. Konferensen om Europas framtid är en plattform som inrättats i samarbete med Europaparlamentet och ministerrådet, vilket framgår av Europaparlamentets resolution av den 15 januari 2020 och rådets ståndpunkt 9102/20 av den 24 juni 2020. 

Slutligen betraktas kommunikationssatsningar som är knutna till särskilda årliga eller fleråriga kommunikationsprioriteringar som fastställts i kommissionsordförandens tal om tillståndet i unionen som uppgifter som följer av kommissionens institutionella befogenheter, i enlighet med artikel 58.2 d i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) 2018/1046 av den 18 juli 2018 om finansiella regler för unionens allmänna budget, om ändring av förordningarna (EU) nr 1296/2013, (EU) nr 1301/2013, (EU) nr 1303/2013, (EU) nr 1304/2013, (EU) nr 1309/2013, (EU) nr 1316/2013, (EU) nr 223/2014, (EU) nr 283/2014 och beslut nr 541/2014/EU samt om upphävande av förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 (EUT L 193, 30.7.2018, s. 1). 

2- Du har gett ditt samtycke till att dina personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål (artikel 5.1 d i förordning (EU) 2018/1725).  

För viss behandling behövs ditt samtycke. Enligt artikel 3.15 och artikel 7 i förordning (EU) 2018/1725 ska samtycket vara frivilligt, specifikt, informerat och otvetydigt. 

Samtycke krävs för 

• att registrera sig och få tillgång till plattformen  
  
• delta i konferensaktiviteterna på nätet (t.ex. lämna in bidrag på plattformen). 
  

Vi har fått ditt samtycke direkt från dig i samband med registreringen på plattformen. 

4) Vilka uppgifter samlar ni in och behandlar? 

Beroende på omständigheterna och vad du gör på plattformen kan den personuppgiftsansvariga samla in och behandla följande kategorier av uppgifter: 

1- Uppgifter som samlas in från alla användare, oavsett om de är registrerade eller inte: nätidentifierare (IP-adress och enhets-ID) som endast samlas in i säkerhetssyfte.  

När du går in på en av kommissionens webbplatser registrerar kommissionen din IP-adress eller ID-numret på den enhet som du använder. Detta är ett viktigt tekniskt krav.  

Utan denna behandling kan du inte tekniskt ansluta dina enheter till kommissionens serverinfrastruktur och du kommer då inte in på kommissionens webbplatser. Mer information finns i registret över behandling av personuppgifter inom domänen europa.eu, DPR-EC-00083. 

 2- Uppgifter som samlas in från alla registrerade användare:  

Obligatoriska uppgifter

• För- och efternamn  
  
• Smeknamn 
  
• Mejladress 
  

Frivilliga uppgifter 

Personuppgifter som behövs i statistik- och rapporteringssyfte: 

• Nationalitet 
  
• Kön 
  
• Åldersgrupp 
  
• Bosättningsland 
  
• Yrke eller sysselsättning 
  
• Utbildnings- och yrkesbakgrund 
  
• Om du bor i en tätort eller på landsbygden 
  

3- Innehåll som publiceras av en registrerad användare (användare som är registrerade på plattformen kan alltid lämna ytterligare information som i vissa fall kan innehålla personuppgifter): 

• Åsikter och andra bidrag* som lämnats in på plattformen 
  
• Engagemang, räckvidd och stämning (t.ex.”gillanden” av politiska förslag, kommentarer eller bidrag från andra deltagare)  
  

4- De uppgifter som behandlas via EU Login beskrivs i GD Informationstekniks meddelande (DPR-EC-03187). 

* Alla idéer, kommentarer, åsikter och inlägg från användarna av plattformen under konferensen om Europas framtid. 

Tänk på att dina uppgifter kan vara känsliga och var därför vaksam när du lämnar in ett bidrag till plattformen. 

Observera att kommissionen inte begär eller förväntar sig att deltagarna i konferensen om Europas framtid lämnar särskilda kategorier av uppgifter enligt artikel 10.1 i förordning 2018/1725 (som är ”personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening och genetiska uppgifter, biometriska uppgifter för att entydigt identifiera en fysisk person, uppgifter om hälsa eller uppgifter om en fysisk persons sexualliv eller sexuella läggning”). På grund av konferensens karaktär kan de bidrag du lämnar via plattformen ta upp ämnen som direkt eller indirekt avslöjar uppgifter om dig när det gäller hälsa, politisk, filosofisk eller religiös övertygelse, politisk tillhörighet, sexualliv eller sexuell läggning, ras eller etniskt ursprung eller medlemskap i en fackförening. Om du lämnar denna typ av personuppgifter är det ditt eget ansvar. 

I så fall är behandlingen inte förbjuden, eftersom du har lämnat ditt bidrag frivilligt och dina personuppgifter behandlas på grundval av ditt uttryckliga samtycke och det är nödvändigt av hänsyn till ett väsentligt allmänintresse, på grundval av EU-rätten (avsnitt 3.1). Behandlingen ska stå i proportion till det eftersträvade målet, respektera det väsentliga innehållet i rätten till uppgiftsskydd och föreskriva lämpliga och specifika åtgärder för att skydda dina grundläggande rättigheter och intressen i enlighet med artikel 10.2 a och e i förordning 2018/1725. 

5) Hur länge sparas personuppgifterna? 

Den personuppgiftsansvariga sparar dina personuppgifter bara så länge som krävs för att uppfylla syftet med uppgifternas insamling och behandling, dvs. tills du begär att bli borttagen från sändlistan. 

1- Personuppgifter som är nödvändiga för driften och förvaltningen av plattformen för konferensen om Europas framtid  

De personuppgifter som samlas in i samband med registreringen och lämnas in under konferensen sparas i högst två år efter konferensens sista verksamhetsdag och överförs sedan till kommissionens historiska arkiv. 

2- Rapporter och skriftliga och elektroniska protokoll, inklusive Ares-protokoll, som sparas av generaldirektorat för kommunikation 

Alla handlingar i pappersform och elektronisk form som rör daglig korrespondens och inbjudningar att lämna förslag och/eller anmäla intresse tillsammans med de tillhörande avtals- och finansieringshandlingarna samt rapporter som innehåller sammanställda uppgifter arkiveras i enlighet med den gemensamma bevarandeförteckningen för kommissionens akter (SEC(2019) 900/2) och sparas under generalsekretariatets ansvar i Ares (Advanced Records System) i tio år med tillämpning av stickprovs- och urvalsmetoder (se DPR-EC-3871 – Hantering av kommissionens arkiv). 

6) Hur skyddar ni mina personuppgifter? 

Alla personuppgifter i elektroniskt format (t.ex. mejl, dokument, databaser och uppladdade data) sparas på kommissionens egna servrar eller hos en underleverantör. Behandlingen måste uppfylla kraven i kommissionens beslut (EU, Euratom) 2017/46 av den 10 januari 2017 om säkerheten i Europeiska kommissionens kommunikations- och informationssystem. 

Kommissionens underleverantörer måste följa en särskild avtalsbestämmelse när det behandlar personuppgifter på uppdrag av kommissionen. De måste också uppfylla sekretesskraven i den allmänna dataskyddsförordningen, dvs. Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter (GDPR). 

Kommissionen skyddar dina personuppgifter med olika tekniska och organisatoriska åtgärder. De tekniska åtgärderna går ut på att hantera säkerhetsrisker på nätet och risken för dataförlust, ändring av uppgifter eller obehörig åtkomst, med hänsyn till den risk som behandlingen innebär och de personuppgifter som behandlas. De organisatoriska åtgärderna ska se till att endast behöriga personer med ett legitimt behov av att ta del av uppgifterna får tillgång till dem. 

7) Vem har tillgång till personuppgifterna och vem får se dem? 

Endast behörig personal vid EU-institutionerna och deras underleverantörer som behandlar eller behöver uppgifterna har tillgång till dem. Personalen måste följa regler och eventuella överenskommelser om sekretess.  

Behörig personal vid EU-kommissionens avdelningar som deltar i konferensen om Europas framtid har tillgång till personuppgifter som samlats in via konferensplattformen för att driva plattformen och konferensen och för att följa upp den (t.ex. för konferensrapporter, opinionsanalys, forskning och arkivering). Det kan vara registreringsuppgifter, nätidentifierare, sociodemografiska uppgifter och alla bidrag som har lämnats in under konferensen. Uppgifterna är dock endast tillgängliga för dem som behöver dem, särskilt följande grupper: 

• Kommissionens it-team kommer att ha tillgång till de uppgifter som är absolut nödvändiga för att ge lämpligt tekniskt och logistiskt stöd (t.ex. helpdesk, hantering av användarrättigheter och underhåll av plattformen).  
  
• Moderatorer och administratörer kommer att ha tillgång till ditt namn och din mejladress som du uppger vid registreringen.  
  
• Behörig personal vid det gemensamma forskningscentrumet kommer att ha tillgång till pseudonymiserade sociodemografiska uppgifter uteslutande för forskning och opinionsanalys.  
  

Behörig personal hos kommissionens personuppgiftsbiträden (däribland externa uppdragstagare) kan få de personuppgifter som de behöver för att ge nödvändigt logistiskt och organisatoriskt stöd (t.ex. tekniskt underhåll av plattformen) och för att fullgöra andra skyldigheter i avtalen med kommissionen. Det kan vara registreringsuppgifter, nätidentifierare och alla bidrag som har lämnats in under konferensen. 

Allmänheten kommer att ha tillgång till den information på plattformen som är offentlig.  

Enligt artikel 3.13 i förordning (EU) 2018/1725 ska myndigheter (t.ex. revisionsrätten och EU-domstolen) som tar emot personuppgifter i samband med en viss utredning i enlighet med EU-rätt eller nationell rätt inte betraktas som mottagare. Myndigheternas behandling av uppgifterna ska vara förenlig med relevanta dataskyddsregler för behandlingens syfte. 

Vi lämnar inte ut några uppgifter till utomstående, utom i den mån och i de fall vi är skyldiga att göra det enligt lag. 

8) Vilka rättigheter har jag och hur kan jag utöva dem?  

Enligt kapitel III (artiklarna 14–25) i förordning (EU) 2018/1725 har du som registrerad särskilda rättigheter. För den här behandlingen har du rätt att 

• få tillgång till dina personuppgifter (artikel 17) 
  
• få dina personuppgifter rättade om de är felaktiga eller ofullständiga (artikel 18) 
  
• få dina personuppgifter raderade (artikel 19) 
  
• i tillämpliga fall, få begränsa behandlingen av dina personuppgifter (artikel 20) 
  
• få dataportabilitet (artikel 22) 
  
• invända mot att dina personuppgifter behandlas i enlighet med artikel 5.1 a. 
  

Du kan när som helst dra tillbaka ditt samtycke till att enhet C.3 vid generaldirektoratet för kommunikation behandlar dina personuppgifter genom att anmäla detta till den personuppgiftsansvariga. Det påverkar dock inte lagligheten i den behandling som utförs innan du drar tillbaka ditt samtycke.  

Kontakta vid behov den personuppgiftsansvariga. Vid en eventuell tvist kan du vända dig till dataskyddsombudet eller Europeiska datatillsynsmannen (se kontaktuppgifter i punkt 9). 

Förklara vilken behandling det gäller genom att ange referensnumret i dataskyddsombudets register (se punkt 10). 

9) Vem kan jag kontakta? 

Personuppgiftsansvarig 

Om du vill utöva dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 eller om du har kommentarer, frågor eller klagomål om hur dina personuppgifter samlas in och behandlas kan du kontakta den personuppgiftsansvariga enheten COMM.A.3 vid EU-kommissionens generaldirektorat för kommunikation (COMM-DGA1-COFE@ec.europa.eu). 

Kommissionens dataskyddsombud 

Mejla kommissionens dataskyddsombud (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) om du har frågor om hur dina personuppgifter behandlas enligt förordning (EU) 2018/1725. 

Europeiska datatillsynsmannen 

Om du anser att dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 har kränkts till följd av behandlingen av dina personuppgifter kan du klaga hos Europeiska datatillsynsmannen (edps@edps.europa.eu). 

10) Var hittar jag mer information? 

Kommissionens dataskyddsombud för ett offentligt register över all verksamhet där personuppgifter behandlas inom kommissionen. Gå till registret: http://ec.europa.eu/dpo-register 

Den behandling av personuppgifter som avses här har registrerats hos dataskyddsombudet med följande referens: DPR-EC-07366.